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11월, 디테일 + 다이내믹하게 학원을 살려라

작성일 : 13.11.01(금)

written by Editor 고재경 김샘교육 교육기획이사

season
11월, 디테일 + 다이내믹하게 학원을 살려라

11월은 중3이 가장 바쁜 시기이다. 시험대비가 끝나고 또 시험대비가 시작된다. 중3 시험대비가 어느 정도 마무리되면 다른 중1, 2 학생들과 초등부의 시험대비까지 추가된다. 동시에 학원장은 학부모 행사, 예비학년에 대한 마케팅 등으로 피가 마르는 시기이기도 하다. 실제로 다음 한해의 결실은 올해 11월부터의 작업에서 시작되기 때문이다. 얼마나 역동적으로 학원을 움직이는가에 따라 학원 운영의 성패가 달려 있다. 지금까지는 강사들이 달려왔다면 마무리는 바로 학원장이 해야 한다.
Editor 한자현 Written by 고재경 김샘교육 교육기획이사

■ 학생관리
1. 2학기 중간고사 성적 관리 강사가 아무리 잘 가르쳐도 아이들은 시험을 잘 볼 수도 있고 못 볼 수도 있다. 학생마다 여러 가지 요인의 영향을 받기 때문이다. 다만, 그 결과에 대해 학원이 어떠한 대처를 하느냐에 따라 학부모의 반응은 달라진다. 성적이 떨어진 경우라도 정확한 분석을 통한 피드백을 먼저 해준다면 오히려 학원에 대한 신뢰가 구축될 수 있다. 이를 위해서는 온라인이나 오프라인으로 아이들의 학습과 관련된 자료를 구축한 데이터베이스가 운영되어야 하고, 성적 추이를 면밀히 파악하고 있어야 한다. ‘학생관리파일’을 철저하게, 그리고 효율적으로 관리하고 활용하는 것이 중요하다.

tip. 학생관리파일의 운영과 활용
아이들을 잘 관리한다는 것은 아이들과 관련된 자료를 효율적으로 관리하는 것에서 출발한다. 잘 관리된 파일은 강사와 강사, 강사와 원장, 강사와 학생/학부모, 원장과 학생/학부모 사이의 커뮤니케이션을 원활하게 하기 때문에 불필요한 오해를 방지할 수 있다.

2. 중3(예비고1) 대상으로 작업 돌입 시험이 끝나는 중3은 개별면담을 실시하여 앞으로의 진로나 학습계획에 대해 들어보는 것도 좋다. 여건이 된다면 학부모와 함께 면담하는 것도 좋은 방법이다. 이때는 인원수가 많아 부담이 되더라도 원장이 직접 해야 한다.
면담 이전에는 담당강사와 함께 학생관리파일을 토대로 충분한 사전조사를 통해 아이의 상태나 상황, 가정환경에 대해서 충분히 인지하고 있어야 한다. 이 과정에서 학부모가 원하는 수업의 형태 및 니즈를 파악할 수 있다. 다만, 너무 학부모에게 휘둘려서는 안 되며 모든 것을 다 해주겠다는 식으로 대응해서는 안 된다. 열린 마음으로 상담하되, 학부모를 리드하고 컨설팅하는 입장에 있어야 한다.

3. 퇴원처리와 퇴원생의 분석 11월은 2학기가 시작된 후 3개월째가 되는 시점이다. 이 시기에 퇴원생에 대한 분석을 해야 한다. 정확한 퇴원생 분석을 위해서는 퇴원생 관련 업무의 플로우가 명확하게 구성되어 있어야 한다. 퇴원생 처리업무는 결재라인을 다소 복잡하게 만들어 강사들이 퇴원에 대해 무겁게 느낄 수 있도록 하는 것이 좋다.
퇴원처리는 누구에게나 어렵고 힘들다. 이 과정이 원만하지 못하면 강사나 아이들, 학부모, 원장 모두에게 상처가 될 수 있으므로 세심한 관리와 사후처리가 필요하다.

①에서 ③까지의 과정이 원활하면 퇴원 사유에 대한 피드백이 효과적으로 이루어져 퇴원을 방지할 수 있다. 그럼에도 불구하고 ④까지 넘어 왔다면 퇴원서류에는 퇴원사유를 기재하도록 하고, 학생 면담결과, 학부모 면담결과를 적는다. 원장은 퇴원서류를 토대로 다시 학부모와 전화상담하고(명목상 인사차 전화) 실제 퇴원사유를 확인하고 분석한다. 퇴원사유는 항목별로 정리하고, 강사들과 공유한다. 퇴원사유를 면밀히 검토하면 학원의 문제점이 무엇인지 적나라하게 밝혀낼 수 있을 뿐만 아니라 그에 대한 진지한 노력이 학원의 성장으로 이어진다. 원장이 퇴원생에게 일일이 전화하고 확인하는 과정을 통해 학부모가 학원에 대한 긍정적인 이미지를 가질 수 있다.